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【档案知识三】关于加强公司档案管理的调查报告

日期:2020-06-08    来源:    作者:

  为庆祝第十三个国际档案日,进一步推动全公司档案管理工作提档升级,公司档案馆组织针对全公司的档案管理情况进行了现场调研,总结了解现状、梳理了问题、提出了决策,形成了调查报告。
  一、档案管理现状
  (一)基本情况
  1.公司档案馆基本情况
  公司档案馆于1964年8月成立,1991年晋升为国家二级档案馆,处级单位。目前档案馆工作人员4人,其中馆长1人,主管2人,馆员1人,本科学历4人。档案馆总面积337平方米,库房面积170平方米,密集架43列,除湿机2台、电脑5台、复印打印一体机3台;库房7间,办公室3间,阅文室1间,做到了库房、阅文、办公三分开;馆藏档案30519件,23270卷,47798张图,135张光盘,4盒胶片。
  2.基层单位档案室基本情况
  公司下属28家基层单位,专职档案员12名,兼职档案员16人,大专及以上学历23人,从事档案工作两年以上(含两年)人员11人。全部设有独立档案室,但95%以上单位没有做到两室分开(办公室、库房)或三室(办公室、阅文室、库房)分开。“十防”(防火、防盗、防潮、防高温、防水、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体)安全防护设备配置达到“五防”(含五防)以上的单位有20家。
  (二)管理现状
  一是整章建制。近年来,公司档案馆及基层单位结合企业实际情况,制定、完善档案管理各项规章制度17个;提供档案服务时严格执行借阅审批制度和保密制度;2006年制定下发《七煤公司档案管理细则》、《七煤公司归档文件管理标准》,强化了档案规范化管理标准。
  二是强化领导。为加强系统档案管理,成立了主任为组长、档案馆馆长为副组长的档案管理领导小组,负责领导、指导、规划全公司的档案工作。
  三是加大投入。近3年来,公司高度重视档案工作,加大档案馆基础设施和硬件投入力度,仅2018年就投入资金8.9万元,购置电脑5台、打印机3台、更换温湿度仪14个、购买密集架16组、档案柜90个、更新档案管理软件等。22家基层单位对档案工作不同程度进行了投入,购买电脑、密集架、灭火器、遮光帘、装具等设备和用品。
  (三)档案归档、利用情况
  公司档案馆2019年归档工作于7月初结束,2019年文书归档1874件,会计归档539卷,科技归档710件。2019年提供利用档案资料227人,其中文书档案利用137人、482件,主要用于查报到证、调转介绍信、补充档案缺件等;为省巡视检查组提供查阅党委会议记录、任职文件、及其他相关的文件材料等;为纪委办理案件查阅案卷;为编写年鉴提供资料等。会计档案利用83人、2522卷,主要用于特繁工种退休审批、职工补费、车辆入账、巡视整改等。科技档案利用7人,135张图,主要用于厂房改造。
  截至2019年末,28家基层单位全部完成档案归档工作。
  二、档案管理存在问题及不足
  1.档案管理意识不够强。具体表现为:一是档案工作在个别单位重视不够,自觉管理、依法收集的意识淡薄,个别单位还存在不交或不能及时移交档案现象,导致出现年度档案归档工作不能按期完成及档案断年情况;二是基层单位之间档案管理水平差距较大,没有及时落实措施加以改进,导致全公司档案管理工作发展不均衡;三是档案工作宣传教育少,各级干部欠缺档案概念。
  2.基础设施差。一是各基层单位虽然都有独立档案室,但大都存在馆库条件差、面积小、容量饱和及档案堆放拥挤无序等问题;二是个别单位档案室存在安全隐患,档案室设在高楼层、一楼没有防护栏、电路老化;三是基层单位对档案工作投入不足,电脑、复印机、管理软件、除湿机等基本设备设施配置不足,没有专业档案管理软件,基本上都用电子表格代替,现代化设施的配备明显滞后,“十防”设施无法全部落实。
  3.人才缺乏,队伍不稳定。一是缺乏有专业技术职称的专职档案员;二是档案员调动频繁,新旧档案员工作交接、业务学习衔接不够,造成工作脱节;三是兼职档案员过多,工作繁杂,精力不足,造成归档工作滞后;四是从事档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。
  4.档案数字化工作开展缓慢。公司档案馆档案数字化管理软硬件配置不到位、标准不统一、工作量巨大,因涉及到的硬件、软件及安全维护需要大量资金,导致我公司档案信息化工作发展缓慢,无法满足信息化业务开展和信息安全保障,且档案检索工具单一,严重影响了档案管理质量,特别是档案利用效率的提高;基层档案数字化工作没有开展。
  三、加强档案管理对策
  1.进一步提高对档案管理工作的重视程度。一是切实加强对档案工作的领导,从人、财、物方面给予保障;二是加大档案人员的培训力度,积极为档案人员参加内部学习培训、外部取经创造条件;三是加强宣传档案管理工作的专业性、重要性,以档案工作具体案例,来提高各级领导对档案工作的认识程度;四是把档案工作列入公司发展规划,列入日常工作计划,并制订相应的考核制度;五是建立档案管理机构网络,形成以公司档案馆为中心,各基层单位、各部室共同参与的管理网络,建立统一领导、逐级负责的档案管理体系,切实承担起监督指导的重要职能。
  2.完善设施,加大软硬件建设。硬件上,要按照档案规范管理的要求,配备充足的档案柜,有条件的单位可以购买密集架,要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、除湿机、空调(电风扇)、温湿度计等必要的安全设施;软件方面,一是要统一全公司的档案管理软件,使档案的管理更加统一化、规范化、简便化,档案的利用更高效化。二是要加强档案数字化建设。通过配备小型服务器或“电子外包”的方式,对文件材料实行电子存档,对历年文件扫描录入,以备将来档案信息化建设需要。
  同时,加强档案工作业务指导力度,通过采取指导到基层、实操在现场、解决在当面方式,为基层提升档案管理工作水平,充分发挥专业方面的示范、引领作用。
  3.加强档案人员的继续教育,保持档案队伍的相对稳定。一是采取多种形式加强档案人员的继续教育,公司档案馆要定期开展业务培训和日常工作交流,采取“请进来,走出去”的方式,既可请国家、省档案局专业人员现场指导,也可到好的单位实地学习;二是档案人员要注重自学,不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理办法,做到知识面广、业务精通;三是积极采取措施解决基层档案员的编制问题、发展空间问题和待遇问题,稳定档案管理人员队伍,保证兼职档案管理人员的业务素质和工作时间,确保档案工作的延续性、严肃性。
  4.优化馆藏结构,提高馆藏质量。材料归档和管理是档案工作的重点,是做好档案工作的基础。一要严格执行《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档落实和档案保管期限规定(国家档案局第10号令)》《会计档案管理办法(财会〔2016〕3号)》、GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成一般要求》相关规定,严把进馆质量关,把不需要、不重要、保管期限划定不准确及重复进馆的问题杜绝在进馆前,并对现有馆藏进行鉴定,剔除无保存价值的档案;二要通过每年单位自查、互查、公司档案馆抽查等方式开展档案年检,组织基层单位年度档案工作考核评比,加大考核奖惩力度,调动档案工作人员工作积极性。
  5.提高档案利用效率,服务公司工作。档案工作的宗旨是利用,档案工作的生命力在于服务。要紧紧围绕服务做文章,拓展服务领域,增强服务效果。档案工作不能仅仅局限于日常的查阅服务,还要在挖掘档案信息,为领导决策、指导基层、服务经济上下功夫,把档案变成可利用的信息,积极发挥好档案部门参政、资政职能作用,为企业扭亏脱困助力。